[직장 내 낯선 사람과의 커뮤니케이션 전략: 콜드 콜링과 이메일 에티켓]-[Office English: Cold calls]

Learning English For Work · B1 · 2025-05-05

📋 Summary

직장 내 낯선 사람과의 효과적인 소통법

직장에서 잘 알지 못하는 상대에게 연락을 취하는 것은 누구에게나 다소 부담스러운 일일 수 있습니다. 특히 상대방이 얼마나 바쁜지 알 수 없는 상황에서는 더욱 그렇습니다. 본 방송에서는 이러한 '콜드 콜링(cold calling)' 상황에서 어떻게 전문적이고 정중하게 의사소통할 수 있는지에 대한 전략을 다룹니다.

1. 첫 연락의 기술: 전화와 이메일

전화는 이메일보다 준비하기 어렵고 즉각적인 대응이 필요하기 때문에 더 큰 부담을 줍니다. 하지만 상대에게 좋은 인상을 남기기 위해서는 몇 가지 핵심 원칙이 필요합니다.

전화 통화 시: 자신의 신분을 명확히 밝히고(Introduce yourself), 지금 통화하기에 적절한 시간인지 확인(check whether they've got time)하는 것이 필수입니다. 또한, "I'm calling to see if you'd be interested in..."과 같은 짧은 문장으로 연락 목적을 간결하게 전달해야 합니다.
이메일 작성 시: 상대가 언제든 읽을 수 있다는 장점이 있지만, 너무 길지 않게 작성하는 것이 중요합니다. 명확한 질문을 던져 상대가 응답할 수 있는 여지를 만들고, "if so, perhaps we could book in a quick call to talk more"와 같이 후속 통화를 제안하여 구체적인 논의로 이어가는 것이 좋습니다.

2. 관계 구축 및 설득 전략

첫 연락 이후 관계를 발전시키기 위해서는 상대방의 니즈를 파악하는 것이 핵심입니다. 단순히 자신의 제안을 밀어붙이는(pushy) 방식은 지양해야 합니다.

상대방의 의견 청취: "What are your thoughts on this?" 또는 "What do you need for this to work?"와 같은 질문을 통해 상대방의 관심사와 잠재적인 장애물(sticking points)을 파악하십시오.
진행 상황 확인: 연락이 없을 경우, "Where are we at with this?" 혹은 "Do we have any movement?"와 같은 표현으로 정중하게 진행 상황을 체크할 수 있습니다. 또한, "just following up to see if you'd had a chance to consider this"라는 표현은 상대에게 부담을 주지 않으면서도 자연스럽게 대화를 이어갈 수 있게 합니다.
결론 도출: 대화가 길어질 경우, "What's the verdict?"(결정이 어떻게 되셨나요?)와 같은 표현을 사용하여 명확한 답변을 요청하는 지점이 필요할 수 있습니다.

3. 상황별 최적의 매체 선택

전화와 이메일 중 무엇이 더 나은지는 상황에 따라 다릅니다. 이메일은 상대가 잊어버리거나 내용이 불분명할 수 있다는 단점이 있고, 전화는 상대가 바쁠 때 실례가 될 수 있습니다.

가장 권장되는 방식은 이메일과 전화의 조합입니다. 먼저 이메일로 의사를 타진한 후, 통화 약속을 잡으면 상대방도 미리 준비된 상태에서 대화에 임할 수 있습니다. 결론적으로, 업무 문화와 상황적 맥락을 고려하여 적절한 커뮤니케이션 방식을 선택하고, 항상 긍정적이고 정중한 태도를 유지하는 것이 비즈니스 성공의 핵심입니다.

🎯Key Sentences

That can be a little bit daunting.

그건 좀 부담스러울 수 있어요.

If they do respond in a way which is, like, annoyed then that's on them.

만약 그들이 짜증을 내는 식으로 반응한다면, 그건 그들의 책임입니다.

It's not on me.

제 잘못이 아니에요.

What's the verdict?

결론은 무엇인가요?

모두 펼치기

📝Key Phrases

out of the blue

갑자기

get all the important information across

모든 중요한 정보를 전달하세요

book in a quick call

빠른 예약 전화 주세요

sticking points

쟁점

check in regularly

정기적으로 점검하세요

모두 펼치기

📖 Transcript

Do you ever have to call or email people you don't know at work?

That can be a little bit daunting especially when you don't know how busy they are.

Always try and be quite positive and overly polite.

If they do respond in a way which is, like, annoyed then that's on them.

It's not on me. I really hate having phone calls especially when it's out of the blue and you haven't prepared or you don't know what they're going to say.

Today, on Office English we're talking about the language to use with strangers at work.

I'm OK if I email someone that I've never emailed before because you can prepare and you can write it out nicely but I find the idea of speaking to someone on the phone especially somebody that I want something from really difficult, because you can't really practice too much you don't know what they're going to say.

It's usually fine. We often say on this programme that you should listen to people around you in your office to help you know what's the right way to speak and that's much harder when you're speaking to somebody from another business or somebody from your company that you've they are ever met because you don't have that model of what's the right way to speak with them.

Are there some ways we can do this, which will mean we give a good impression to the person we're calling, I think if you're calling someone you need to get all the important information across fairly quickly, because you are taking some of their time and they are probably not going give much up so make sure that you've got the right person and you might need to find a different person if you haven't.

Introduce yourself say I'm Phil and I work at BBC Learning English check whether they've got time is now a good moment to talk and then explain the reason why you're calling in a short sentence so you might say something like I'm calling to see if you'd be interested in working with us on an upcoming project.

Yes and similar things apply if you're emailing somebody for the first time but I guess you don't have to worry so much about whether it's a good moment for them because they'll open their email when they're ready, it's not quite as instant as the phone call.

Yeah, I think that's a good idea, because sometimes if you're trying to persuade someone to do something it can feel a bit pushy, but if you're asking them more about, you know, what do they need to know from you, what are they interested in, then it's less about being pushy and kind of persuasive and more about getting a sense of what they want.

Sometimes you can talk to people for a long long time and it's helpful to have a point at which you want to kind of get a yes or a no and not talk to them forever but it will depend as you say on the kind of working culture, whether you work somewhere where it's important to build up a relationship over a long time, or whether you work somewhere where people like to make decisions a bit quicker.

So people might respond well if you sort of email them, set up a phone call and then when they're speaking to you on the phone they've definitely got the time to speak, they're in the right frame of mind, they've maybe thought about your idea in advance and so they're ready with their questions.

또는 웹버전으로 공부하세요 →