[비즈니스 환경에서 전문적인 음성 메시지를 남기는 방법]-[BEP072INT-Voicemail]
📋 Summary
비즈니스 음성 메시지: 전문성을 높이는 4단계 가이드
직장 생활에서 음성 메시지를 남기는 일은 피할 수 없는 업무 중 하나입니다. 하지만 갑작스러운 신호음(beep) 앞에서 당황하여 횡설수설하거나 비전문적인 인상을 남기는 경우가 많습니다. 본 가이드는 비즈니스 영어 팟캐스트의 내용을 바탕으로, 상대방에게 신뢰감을 주고 명확한 정보를 전달하는 효과적인 음성 메시지 구성 전략을 제시합니다.
1. 명확한 인사와 자기소개 (Greeting)
메시지의 시작은 상대방을 존중하는 태도에서 나옵니다. 단순히 "Hi"라고 하기보다는 소속과 이름을 밝히는 것이 중요합니다.
- 공식적인 표현: "This is Mark Rand calling with Travesco"와 같이 본인의 이름과 회사명을 명확히 언급합니다.
- 호칭의 중요성: 여성에게는 "Ms."를 사용하여 정중함을 표해야 합니다. 이때 'Ms'를 'Miss'로 잘못 발음하면 자칫 무례하게 들릴 수 있으므로 정확한 발음이 요구됩니다.
2. 통화 목적과 목표 설정 (Reason and Goal)
단순히 용건만 말하는 것이 아니라, 통화의 목표를 함께 전달하여 상대방의 관심을 유도해야 합니다. 팟캐스트에서는 이를 "advertisement"(광고)와 같다고 표현합니다.
- 예시: "I'm phoning in relation to our construction plan for 2008. I'm hoping to talk about possible areas of cooperation."
- 핵심 전략: 일반적인 이유(construction plan)에 그치지 않고, 구체적인 목표(possible areas of cooperation)를 덧붙여 상대방이 회신하고 싶게 만드는 것이 핵심입니다.
3. 회신 가능 시간 및 연락처 안내 (Availability)
상대방이 나에게 연락할 수 있는 시간을 구체적으로 제시하는 것은 매우 중요합니다. 이는 'You attitude'를 반영하여 상대방의 편의를 고려하는 방식입니다.
- 전략: "You can reach me tomorrow anytime between 8.30 and noon"과 같이 한 가지 선택지가 아닌, 여러 시간대를 제시하여 상대방이 회신할 수 있는 폭을 넓혀줍니다.
- 주의사항: 본인의 전화번호를 언급할 때는 "slowly and clearly"(천천히 명확하게) 말해야 하며, 필요하다면 번호를 반복하여 실수 없는 전달을 기해야 합니다.
4. 긍정적인 마무리 (Positive Ending)
마지막은 대화에 대한 기대감을 표하며 긍정적으로 마쳐야 합니다.
- 표현: "Look forward to talking to you" 또는 "I'm excited about this opportunity"와 같은 표현은 비즈니스 관계를 더욱 부드럽게 만듭니다. 마지막에는 반드시 "Bye" 또는 "Bye now"와 같은 인사를 잊지 말아야 합니다.
결론
비전문적인 음성 메시지는 "yeah, call me back"과 같이 준비되지 않은 상태에서 나오며, 이는 상대방에게 불쾌감을 줄 수 있습니다. 반면, 위와 같이 체계적인 4단계 구조를 갖추면 언제 어디서든 자신감 있게 음성 메시지를 남길 수 있습니다. 준비된 메시지는 단순히 정보를 전달하는 것을 넘어, 비즈니스 파트너로서의 전문성을 증명하는 중요한 도구가 됩니다.
🎯Key Sentences
1
I'll return your call as soon as possible.
최대한 빨리 다시 전화 드릴게요.
2
That's sure to make a bad impression.
그건 분명히 좋지 않은 인상을 줄 거야.
3
Overall, Justin sounds unsure and unprofessional, doesn't he?
전반적으로 볼 때, 저스틴은 확신이 없고 전문적이지 않아 보이지 않나요?
4
I'm phoning in relation to our construction plan for 2008.
2008년도 건설 계획 관련해서 전화 드렸습니다.
5
I'm hoping to talk about possible areas of cooperation.
협력 가능한 분야에 대해 논의해 보고 싶습니다.
📝Key Phrases
1
I'm phoning in relation to...
…에 관해서 전화 드렸습니다.
2
I'm hoping to talk about possible areas of cooperation.
협력 가능한 분야에 대해 논의해 보고 싶습니다.
3
I just wanted to follow up with you about...
다름이 아니라, ...에 관해 다시 한번 여쭤보려고요.
4
I'm contacting you to talk about...
드릴 말씀이 있어서 연락드립니다.
5
I would just like to verify some of the details.
몇 가지 세부 사항만 확인하고 싶습니다.
📖 Transcript
You're listening to Business English Pop, the business English podcast for professionals on the move.
When you call someone, but they aren't there, often their voicemail picks up or answers the phone.
Then you have to leave a message.
Anyone who uses the phone in their job has to deal with voicemail.
Have you ever started to leave a message on someone's voicemail?
Then, when you heard the beep sound, you didn't know what to say.
ListenLeap이 실제 문맥에서 학습하도록 이끌어줌
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