[비즈니스 영어: 업무 절차 설명하기 및 IT 기술 용어 활용법]-[BEP038INT-Procedures]
📋 Summary
업무 절차 설명하기: 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심
비즈니스 환경에서 동료나 고객에게 특정 '절차(procedure)'를 설명하는 능력은 필수적입니다. 본 팟캐스트는 패션 디자인 회사 'Electra'의 IT 담당자 펠리페(Felipe)와 회계 담당자 샌디(Sandy)의 대화를 통해, 복잡한 업무 프로세스를 명확하게 전달하는 방법을 제시합니다.
1. 절차 설명의 주요 문법 구조
절차를 설명할 때는 상황에 따라 적절한 문법 형식을 선택하는 것이 중요합니다.
- 단순 현재 시제와 'You'의 활용: 가장 보편적인 방법입니다. 펠리페가 샌디에게 이메일 설정을 안내할 때 "First, you go into the Tools menu in Outlook and click on Accounts"라고 말한 것처럼, 일반적인 사실이나 절차를 설명할 때 사용합니다. 여기서 'You'는 특정 대상뿐만 아니라 일반적인 사람을 지칭하는 의미로 확장됩니다.
- 'You should'를 통한 조언: 절차가 고정되어 있지 않거나, 상대방에게 가이드를 제공할 때 유용합니다. 샌디가 이메일 프로그램을 찾지 못할 때 펠리페는 "You should make sure you've double-clicked on the letter icon"이라며 권고의 의미를 담아 설명합니다.
- 명령문(Command form): 친밀한 사이이거나 업무 지시를 명확히 할 때 사용합니다. "Click Add Accounts," "Mouse over and click on Mail"과 같은 표현은 절차의 각 단계를 직접적으로 안내하여 효율성을 높입니다.
- 수동태의 활용: 생산 라인 설명과 같은 매우 격식 있는 상황에서 사용됩니다. "The fabric is cut here"처럼 행위자보다 행동 자체에 집중할 때 적합합니다.
2. 시퀀싱 단어(Sequencing Words)의 중요성
절차를 설명할 때는 순서를 명확히 해야 합니다. 팟캐스트에서는 first, second, next, then, afterwards, finally와 같은 단어를 사용하여 청자가 길을 잃지 않도록 돕는 것이 중요하다고 강조합니다. 또한, 이러한 단어 뒤에 불필요하게 '-ly'를 붙이는 것은 '말에게 모자를 씌우는 것(like putting a hat on a horse)'처럼 어색한 표현이 될 수 있다고 경고합니다.
3. 핵심 IT 용어 및 관용구 학습
대화 속에서 등장한 유용한 표현들은 다음과 같습니다.
- Ship-shape: "We'll get you ship-shape in no time."이라는 문장에서 사용되었으며, 배가 항해하기 좋은 상태인 것처럼 '정돈된, 제대로 된 상태'를 의미합니다.
- Walk someone through: "I can walk you through this on the telephone."은 '단계별로 상세히 설명하다'라는 의미의 핵심 관용구입니다.
- Computer Vocabulary:
- Double-click: 마우스 버튼을 빠르게 두 번 누르는 행위.
- Icon: 컴퓨터 화면에서 프로그램이나 문서를 나타내는 그림.
- Mouse over: 특정 대상을 클릭하지 않고 마우스 커서만 그 위에 올리는 동작.
- Self-explanatory: '설명이 필요 없을 정도로 명확한'이라는 뜻으로, 직관적인 인터페이스를 설명할 때 자주 사용됩니다.
결론
절차를 설명하는 것은 단순히 정보를 전달하는 것을 넘어, 상대방이 이해했는지 확인하는 과정이 포함되어야 합니다. 펠리페가 대화 중간중간 "Are you with me?"라고 확인한 것처럼, 상대방과 소통하며 단계를 밟아나가는 것이 성공적인 커뮤니케이션의 핵심입니다. 마지막으로 "Is there anything else I can help you with?"와 같은 전문적인 마무리 인사를 통해 업무 관계를 더욱 원만하게 유지할 수 있습니다.
🎯Key Sentences
1
Not again.
또 시작이네.
2
Just kidding.
농담이야.
3
No worries.
걱정 마세요.
4
We'll get you shipshape in no time.
금방 말끔하게 만들어 드릴게요.
5
When can you make it over?
언제쯤 오실 수 있으세요?
📝Key Phrases
1
in no time
눈 깜짝할 사이에
2
ship-shape
정돈된
3
walk someone through something
누군가에게 ~을 차근차근 설명하다/안내하다
4
make it over
변신시키다
5
one step at a time
한 걸음씩 차근차근
📖 Transcript
You're listening to Business English Pod, the Business English podcast for professionals on the move.
Welcome back to Business English Pod.
Today's episode focuses on describing a procedure.
In our jobs, we often have to tell people about procedures and processes, how to do something.
This can be more formal, for example, giving government visitors a demonstration of a production line, or informal, for example, showing a colleague how to use the photocopier.
Today's dialogue is a common situation where describing a procedure is useful, giving someone help.
ListenLeap이 실제 문맥에서 학습하도록 이끌어줌
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