[비즈니스 영어: 효과적인 전화 통화 기술 및 에티켓 가이드]-[BEP021R-Telephoning1]

Business English Podcast-Intermediate English · A2 ·

📋 Summary

비즈니스 전화 통화의 핵심 전략과 에티켓

비즈니스 환경에서 전화는 단순한 의사소통 수단을 넘어 기업의 전문성을 보여주는 중요한 도구입니다. 본 팟캐스트에서는 'Cyclops Aircraft'와 협력업체 간의 긴급한 계약 관련 통화를 사례로 들어, 효과적인 전화 응대 및 메시지 전달 기법을 상세히 설명합니다.

1. 전문적인 전화 응대 (Answering the Phone)

수신자는 발신자가 누구와 통화하고 있는지 즉시 파악할 수 있도록 해야 합니다. 단순히 "Hello"라고 답하는 것은 비효율적입니다.

외부 전화: 회사명, 부서명, 본인의 이름을 밝히는 것이 가장 좋습니다. (예: "Good morning, Airtronics. Claire speaking.")
내부 전화: 최소한 본인의 이름과 부서명을 언급해야 합니다.

2. 발신자의 신원 확인 및 목적 명시 (Identifying and Purpose)

발신자는 통화 초기에 자신의 신분을 밝히고 연락 이유를 명확히 설명해야 합니다.

자기소개: "This is Nathan from Cyclops Aircraft."와 같이 소속을 밝힙니다.
연락 목적: "The reason I'm calling is..." 또는 "It's in connection with..."와 같은 표현을 사용하여 용건을 간결하게 전달합니다.
정보 요청: 수신자가 발신자의 의도를 파악하지 못했을 경우, "May I know what it's in connection with?"와 같은 정중한 표현으로 목적을 확인할 수 있습니다.

3. 메시지 전달 및 통화 관리 (Taking and Leaving Messages)

통화 중에는 상대방이 현재 상황을 이해할 수 있도록 지속적으로 신호를 보내야 합니다.

대기 상황 설명: 상대방이 보이지 않는 전화 통화에서는 침묵이 길어지면 오해를 살 수 있습니다. "Just a second" 또는 "Getting it"과 같은 표현을 통해 현재 정보를 기록 중임을 알리는 것이 중요합니다.
전화 알파벳(Telephone Alphabet) 활용: 철자가 혼동될 수 있는 고유 명사를 전달할 때는 "B as in boy, E as in echo"와 같은 방식을 사용하여 정확성을 높여야 합니다.

4. 정보 확인 및 피드백 (Confirming Information)

전달된 메시지가 정확한지 확인하는 것은 비즈니스 오류를 방지하는 핵심 단계입니다.

정보 재확인: 발신자는 "Can you read that back to me?"라고 요청하여 수신자가 내용을 바르게 기록했는지 확인해야 합니다.
수신자의 책임: 수신자는 요청이 없더라도 "Let me read that back to you" 또는 "Here's what I have"라는 표현을 사용하여 기록한 내용을 다시 읊어주는 습관을 가져야 합니다.

결론

효과적인 비즈니스 전화 통화는 명확한 신원 밝히기, 정중한 용건 설명, 그리고 기록 내용의 상호 확인 과정을 통해 완성됩니다. 특히 긴급한 계약 관련 내용(예: "important contract", "proposal is due before next Friday")을 다룰 때는 이러한 체계적인 화법이 실수를 줄이고 비즈니스 성과를 높이는 데 필수적입니다.

🎯Key Sentences

I'll see what I can do.

제가 할 수 있는 데까지 한번 해보겠습니다.

I'm going to give you my contact information

제 연락처 정보를 알려드리겠습니다.

Just a second.

잠시만요.

And yes, ready now.

네, 준비됐습니다.

Go ahead.

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📖 Transcript

You're listening to Business English Pod, the business English podcast for professionals on the move.

So Clayton, we're starting a new series on making telephone calls in English.

Can you explain the background or the story behind these phone calls?

Sure, Peter.

These calls are about a contract between a large aircraft company and one of its suppliers, also known as a subcontractor.

The contracts department from the large company is calling to ask about a proposal it is expecting from the supplier for a new contract.

또는 웹버전으로 공부하세요 →