[비즈니스 영어: 전화로 메시지를 남기거나 받는 방법]-[BEP021B-Mob]

Business English Podcast-Telephone English · A2 ·

📋 Summary

전화 통신을 위한 비즈니스 커뮤니케이션 가이드

업무 환경에서 부재중인 동료를 대신해 전화를 받거나, 중요한 용건을 전달해야 하는 상황은 매우 빈번합니다. 본 가이드는 'Business English Pod'에서 제시한 효과적인 전화 메시지 처리 기술과 필수 표현을 정리합니다.

1. 메시지 요청 및 제안하기

상대방이 부재중일 때, 메시지를 남길 것인지 정중하게 묻는 것은 비즈니스 매너의 기본입니다.

메시지를 받는 입장: "Perhaps I can take a message for you?" 또는 "Would you like to leave a message?"와 같이 정중한 표현을 사용합니다. 'Would'나 'Could'를 활용하면 훨씬 격식 있고 부드러운 인상을 줄 수 있습니다.
메시지를 남기는 입장: 상대방이 먼저 제안하지 않는다면 "May I leave a message?" 또는 "Could you take a message please?"라고 직접 요청할 수 있습니다.

2. 통화 목적 명확히 하기

메시지를 남길 때는 용건을 간결하고 명확하게 전달하는 것이 중요합니다. 특히 긴급한 상황이라면 이를 사전에 언급하여 우선순위를 높여야 합니다.

필수 표현: "The reason I'm calling is that..."은 자신의 목적을 명확히 밝히는 아주 유용한 문구입니다. 이외에도 "I'm calling about...", "It's in connection with..." 등의 표현을 상황에 맞춰 활용할 수 있습니다.
긴급성 강조: Nathan이 자신의 용건이 "very urgent"하다고 언급한 것처럼, 중요한 계약이나 마감 기한이 있는 경우 이를 명확히 전달하여 상대방이 즉시 조치를 취할 수 있도록 해야 합니다.

3. 정보 확인 및 오류 방지

전화상으로 전달되는 정보는 누락되거나 왜곡될 위험이 큽니다. 따라서 메시지를 받는 사람은 반드시 내용을 복창(Repeat back)하여 확인해야 합니다.

확인 절차: "Let me repeat that back to you."라는 문구와 함께 전화번호, 이름, 계약 세부 사항 등을 다시 한번 읊어주는 과정은 필수적입니다. 이는 "avoid misunderstandings"(오해 방지)를 위해 반드시 거쳐야 할 단계입니다.

4. 메시지 전달 보장하기

마지막으로, 메시지를 남긴 상대방이 안심할 수 있도록 확실한 피드백을 제공해야 합니다.

전달 약속: Claire가 "I'll try to get this message to him immediately"라고 말한 것처럼, 메시지를 확실히 전달하겠다는 의지를 보여주어야 합니다.
관용구 활용: "I'll make sure she gets the message" 또는 "I'll pass the message on to..."와 같은 표현을 사용하여 상대방에게 신뢰감을 줄 수 있습니다.

결론

효과적인 전화 응대는 단순히 정보를 전달하는 것을 넘어, 비즈니스 관계에서 신뢰를 구축하는 과정입니다. "urgent"한 사안일수록 명확한 목적 제시와 꼼꼼한 정보 확인 과정을 거쳐야 하며, 이를 통해 업무 효율을 극대화할 수 있습니다.

🎯Key Sentences

May I know what it's in connection with?

무슨 관련이 있는지 여쭤봐도 될까요?

Perhaps I can take a message for you?

혹시 전하실 말씀 있으신가요?

I'll see what I can do.

제가 할 수 있는 데까지 한번 해보겠습니다.

Do you have a pen?

혹시 펜 있으세요?

Just a second.

잠시만요.

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📝Key Phrases

get in touch with

연락하다

the reason I'm calling is that

전화 드린 이유는요

in connection with

📖 Transcript

You're listening to Business English Pod, the Business English podcast for professionals on the move.

Hello, and welcome back to Business English Pod.

My name is Edwin and in today's lesson we're going to learn how to take or leave a message on the telephone.

You've probably experienced this situation before.

Someone calls your office and wants to talk to someone who isn't there.

So, what do you do?

또는 웹버전으로 공부하세요 →