성공적인 관리자를 위한 시간 관리 전략

비즈니스 환경에서 '관리(management)'란 단순히 사람을 관리하는 것만을 의미하지 않습니다. 진정한 관리의 시작은 자기 관리이며, 그 핵심은 바로 **'시간 관리(managing your time)'**에 있습니다. 본 팟캐스트에서는 Tim Simmons가 제안하는 효과적인 일정 수립과 시간 관리의 핵심 원칙을 살펴봅니다.

1. 업무의 우선순위 설정 (Prioritizing)

시간 관리의 첫걸음은 업무를 '중요성(importance)'과 '긴급성(urgency)'이라는 두 가지 차원으로 분류하는 것입니다.

• 불필요한 업무 제거: '긴급하지도 중요하지도 않은(neither urgent nor important)' 일들은 일상의 방해 요소이자 시간 낭비입니다. 이러한 사소한 업무들은 과감히 배제해야 합니다.
• 긴급하지만 중요하지 않은 업무 최소화: 많은 회의, 이메일, 전화 등은 '긴급해 보이지만 중요하지 않은(seem urgent but are not important)' 범주에 속합니다. 이를 최소화해야 비로소 중요한 업무를 위한 공간이 확보됩니다.
• 중요하고 긴급한 업무: 마감 기한이 정해진 업무나 위기 상황은 당연히 처리해야 하지만, 유능한 관리자는 여기에만 매몰되지 않습니다.
• 중요하지만 긴급하지 않은 업무에 집중: 진정한 고수들은 '중요하지만 긴급하지 않은(important but not urgent)' 활동, 즉 기획, 학습, 전략 수립, 관계 구축(relationship building)에 충분한 시간을 할애합니다.

2. '느림의 미학'과 일정 관리의 기술

많은 사람들이 바쁜 일정을 성공의 척도로 삼지만, 이는 건강하지 못한 접근 방식입니다. 일론 머스크와 같은 극단적인 업무 방식을 동경할 필요는 없습니다.

• 역방향 일정 수립: 프로젝트 타임라인을 짤 때는 현재 시점에서 시작하지 말고, 핵심 마감일에서부터 거꾸로 계산하여 계획을 수립해야 합니다.
• 의도적인 느림(slow on-purpose approach): 모든 업무를 빠르게 처리할 필요는 없습니다. 특히 관계 구축이나 높은 수준의 신뢰가 필요한 업무는 오히려 천천히 진행할 때 더 나은 성과(better outcomes)를 냅니다.

3. 시스템의 여유(Slack) 확보와 유연성

효과적인 관리자는 일정을 꽉 채우지 않습니다. 시스템 내에 **'여유(slack)'**를 두어 예상치 못한 문제나 기회에 대응할 수 있는 공간을 마련해두어야 합니다.

• 타임라인 조정의 필요성: 압박감에 시달려 심장이 두근거리는 상황이라면 타임라인을 재검토해야 합니다. 타임라인을 늘리거나(stretch), 연기하거나(postpone), 무기한 미루는 것은 결코 실패가 아닙니다.
• 유연한 태도: 동료가 회의를 미루자고 할 때 우리는 오히려 안도감을 느낍니다. 마찬가지로, 당신이 타임라인을 조정하는 것 또한 조직 전체의 효율성을 높이는 '음악과 같은(music to your ears)' 긍정적인 해결책이 될 수 있습니다.

결론

효과적인 시간 관리는 단순히 더 많은 일을 빨리 처리하는 것이 아닙니다. 우선순위를 현명하게 정해 불필요한 것을 덜어내고, 시스템에 여유를 두며, 필요할 때 유연하게 조정하는 능력입니다. 이러한 접근을 통해 당신은 더 건강한 일정 관리와 더 나은 성과를 동시에 달성할 수 있을 것입니다.